La clave del desempeño de los equipos comerciales está en ser capaces de alimentarse de objetivos y no de tareas. Cuando pienso en llevar a mi equipo a un nivel superior, mi deseo principal es encender en cada uno el deseo propio de alcanzar las metas, sin que yo tenga que estar detrás en cada momento, pero por lo general, uno se encuentra con una realidad bastante distinta en los equipos de trabajo. Es por eso que hoy te comparto el método scrum para que puedas implementar en tu actividad comercial.
¿Tu equipo comercial trabaja de esta manera?
- Se reúnen una vez por semana para repasar las oportunidades comerciales en las que cada uno está trabajando, pero no trabajan en equipo esas oportunidades ni tienen una planificación clara del pipeline, ni mucho menos una clara proyección de ventas.
- Usan el CRM simplemente porque deben usarlo y no se nutren del potencial que este tiene. Cargan lo mínimo indispensable para demostrar que están trabajando o que están siguiendo la cuenta, pero no se esfuerzan por proporcionar información valiosa para todo el equipo comercial.
- La gran mayoría de la información comercial sobre una oportunidad está en la cabeza de un solo vendedor.
- En tu embudo de ventas hay más cuentas de las que puedes seguir, no hay una calificación formalizada y por lo general, se hace bastante complicado seguir el estado de cada una, por lo que se terminan abandonando.
- En general, es muy difícil saber porqué se pierden las oportunidades y no hay visibilidad de cuántas oportunidades van a poder cerrarse el próximo trimestre.
¿Qué propone el método SCRUM para VENTAS?
El SCRUM es un método creado para la industria del software, que tiene algunos pilares “trasladables” a la actividad comercial:
- Tu equipo se auto-regula: Es interesante el hecho de que bajo la metodología SCRUM el equipo comercial puede auto-regularse en función de una variable muy simple; el objetivo de facturación. Auto-regularse implica guiar el propio trabajo en función de lo que debemos lograr y de lo que nos indica el líder del equipo o el director comercial.
- Se enfoca en un desarrollo incremental, no en un proyecto cerrado: Con SCRUM el equipo se encuentra en un espiral de constante desarrollo, donde las acciones se van nutriendo de los resultados. De esta manera, evitamos repetir acciones que no generan conversión y apalancamos aquellas que sí lo hacen.
- Promueve reuniones breves y efectivas de manera constante: Un equipo comercial que trabaja con SCRUM sabe que una vez por semana se va a juntar para discutir las acciones y los resultados obtenidos y definir las metas de la próxima semana (además, espera estos encuentros porque realmente le aportan foco a su gestión).
- Es iterativo, por lo tanto la gestión comercial se pone a prueba con resultados que obtiene permanentemente de los prospectos. Los clientes y leads son una fuente muy valiosa de información que, por lo general, está mal utilizada. Los equipos comerciales no se nutren de esta información y tampoco llega a otras áreas clave como Marketing. Con SCRUM, lo vital es que esa información llegue, nos nutra como equipo y nos lleve a tomar decisiones de continuidad.
Por otro lado, la aplicación del método SCRUM a la gestión comercial implica adquirir ciertos hábitos:
- El trabajo comercial se estructura en periodos de 4 semanas.
- No se fijan tareas, sino objetivos super claros, medibles y alcanzables.
- Se definen reuniones diarias de seguimiento comercial con el equipo (daily calls de 10 minutos) y sesiones semanales de 45 minutos para definiciones estratégicas.
- El embudo de ventas se ajusta semanalmente, lo que impulsa al comercial a tener actualizado el estatus de sus leads.
- No se establecen objetivos que no puedan ser logrados dentro del periodo semanal.
Bárbaro che, pero ¿Cómo implemento esto en mi empresa?
Si te interesa el método y querés empezar a probarlo en tu equipo, podés seguir estos simples pasos:
1.) Armá tu tablero SCRUM
- La idea es que puedas ver en un solo lugar todas tus oportunidades, entendiendo en qué estadio del funnel se encuentra cada una.
- Para eso tenés que encolumnar las etapas de tu proceso comercial, una forma de hacerlo podría ser esta:Tomado del libro: Estrategia Digital de Marketing & Ventas para Startups: Kit de Supervivencia de Lanzamiento de Producto
Prospección Propuesta de Valor Oferta Negociación Ganados Lead 10 Oportunidad 6 Oportunidad 3 Oportunidad 2 Oportunidad 1 Lead 12 Oportunidad 7 Lead 13 Oportunidad 8 Lead 14 Oportunidad 9 Lead 15 Lead 16 Backlog To Do In Progress Completed
- En prospección (backlog) vas a poner todos los prospectos o leads que por el momento no estás atacando, pero que en breve sí lo vas a hacer.
- En To-Do (propuesta de valor) vas a poner todas las cuentas en las que recién empiezas a trabajar ni bien hayas tenido una reunión o una call. Tu objetivo es que rápidamente se transformen en una oportunidad concreta y para eso necesitas identificar una necesidad que puedas resolver.
- En In Progress vas a poner todas aquellas cuentas con la que ya te encuentres gestionando la oportunidad, ya sea que estés presentando una propuesta, o bien que estés negociando el cierre del contrato.
- Por último en Completed, vas a ubicar aquellas oportunidades que hayas perdido o ganado.
- Es importantísimo que al tablero subas solo oportunidades, no cuentas, por varios motivos, pero principalmente porque cuando subís cuentas target se te puede hacer un tablero ingobernable por la cantidad de post-its.
Si bien la idea original de este post planteaba armar el tablero en modo físico, hoy por razones de pandemia es conveniente elegir alguno de los CRMs que tienen función de tablero KANBAN :) Consultá como elegir tu CRM en esta nota.
2.) Organiza el seguimiento de la gestión comercial
- El objetivo principal es no perder una cuenta por negligencia. Quiero decir, podemos perder una oportunidad porque nuestro competidor tenía una propuesta diferenciada, más competitiva, o porque resolvía el problema mejor que nosotros y a un costo menor. ¡Lo que no nos puede pasar es perder una oportunidad por falta de seguimiento!
3.) Compromete al equipo para que use y potencie la metodología.
La magia del SCRUM es la VISIBILIDAD. Lo que logra el tablero es que todos los ejecutivos se crucen a diario con el estado del pipeline, y de esta manera no puedan omitirlo u olvidarlo. Aunque parezca algo básico, en el día a día se pierden horas e incluso días de seguimiento por falta de visibilidad. Con tal solo dar mayor visibilidad al pipeline y alinear los esfuerzo de tu equipo comercial verás un incremento en la productividad y, por supuesto, más ventas.
Probalo y después contame. 🙂
Actualización Julio 2020
Lecciones aprendidas de nuestra implementación de SCRUM para las ventas
«Del dicho al hecho…Hay un largo trecho» decimos en Argentina. Por eso, todo lo que publicamos como «teoría» intentamos ponerlo en práctica y sacar nuestras propias conclusiones.
Aquí te comparto algunas de ellas, después de 2 años de escrita la primera versión de este post con las cosas que hemos aprendido en el camino:
- Las ventas son predecibles; la causa y los efectos se pueden aprender y cuando se conocen, es posible controlar el proceso.
- Hay que asumir que la mayoría de los prospectos con los que vamos a contactar, no están calientes ni tibios, sino fríos. Y la mejor manera de tratar un prospecto frío es brindándole algo de valor y gratuito.
- En tiempos de pandemia donde no tenemos la posibilidad de asistir a eventos para conversar con prospectos, debemos aprender todo lo posible sobre Social Selling y cómo aprovechar las redes sociales digitales.
- Las llamadas en frío, dependiendo el negocio pueden ser más o menos efectivas. Cuánto más consultiva la venta y más compleja, menos efectividad de la llamada en frío y más necesario se hace el «entibiamiento» del lead por contenido o drip marketing.
- Los equipos de ventas se vuelven conscientes de que la venta por sí misma no es suficiente, es necesario entregar valor. Por eso, es clave para los equipos desplegar equipos de generación de valor lo más rápido posible en el proceso (preventas, marketing, ingenieros de producto, consultores, industry leaders, etc.).
- Hay una consciencia compartida de que la estrategia de basarse solo en atracción de nuevos negocios no es efectiva. Las empresas tienen que explotar mucho más el desarrollo de las cuentas que forman parte de su cartera. ¿En qué lo ven? Por ejemplo, la tasa de cierre de venta, que en New Business es de 30% promedio, asciende a 70% con la cartera de clientes existente.
- Los espacios de retrospectiva y la fijación de objetivos en equipo, así como las dinámicas de seguimiento condujeron a un pensamiento creativo sobre la manera de gestionar el pipeline.
